Eğer bir şirketin kurumsal iletişim ya da İK müdürüyseniz, her ay benzer bir sorunu çözmek zorunda olduğunuzu fark ettiniz mi? Ocak’ta town hall, Şubat’ta team building, Mart’ta eğitim — ve her seferinde kurumsal etkinlik video çekimi için sıfırdan ajans araştırıyorsunuz. Bu yazı, o döngüyü bitirmek için yazıldı.
Sorun: “Her Ay Yeni Bir Satın Alma Süreci”
Çoğu şirket etkinlik çekimini şu şekilde yönetiyor:
- Etkinlik planlanır (ortalama 6–8 hafta önceden)
- Çekim ihtiyacı hatırlanır (genellikle 2–3 hafta kala)
- Aceleyle 3–5 prodüksiyon ajansından teklif talep edilir
- Fiyatlar karşılaştırılır, biri seçilir
- Etkinlik çekilir, dosyalar teslim edilir
- Ay sonunda dosyalar bir klasöre konur — ve sonra ne?
Şubat gelir, aynı döngü başlar. Yalnızca bu bürokratik süreç, müdürün aylık 5–10 saatini yiyor. Asıl kayıp ise videonun kendisinde ortaya çıkıyor: her etkinlik “tek seferlik belge” olarak kalıyor.
Retainer Modeli Nedir? “Kütüphane” Yaklaşımı
Retainer (kütüphane) modeli iki soruyu sorar:
- 12 aylık etkinlik çekimlerini birleştirince ne elde edersiniz?
- Bu içerik kütüphanesine sahip olmak için en ekonomik yol nedir?
Yanıt nettir: dokuz “tek seferlik” anlaşma yapmak yerine yıllık retainer programı, hem %30–40 daha ucuz hem de sonunda elinizde gerçek bir içerik varlığı bırakıyor.
Maliyet Karşılaştırması
Klasik model (tek seferlik): Aylık 15.000–25.000 TL × 12 = 180.000–300.000 TL/yıl
Retainer (kütüphane) modeli: Aylık 10.000–15.000 TL × 12 = 120.000–180.000 TL/yıl
Retainer sadece ucuz değil — ajans 12 garantili proje için hacim iskontosu veriyor. Müşteri kaybı riski olmadığı için fiyatı düşük tutuyor.
Kütüphanede Neler Olur?
1. Optimize Edilmiş Aylık Çekim
Her aylık etkinlik (town hall, team building, eğitim) önceden planlanan açıyla çekilir. Hangi anlar kurumsal iletişim için değerli, hangiler sosyal medyaya gitmeli — bunlar çekim öncesi belirlenir. Profesyonel etkinlik video prodüksiyon sürecimiz bu planlamayı kapsar.
2. Hemen Kullanılabilir Sosyal Medya Klipleri
Town hall çekilir, ajans o gece 3–5 adet 15–30 saniyelik Instagram Reels / LinkedIn klibi hazırlar. Pazartesi sabahı yayın yapmaya hazırsınız — tek seferlik modelde bu neredeyse hiç olmaz.
3. Kategorize Edilmiş Yıllık Arşiv
Yıl sonunda elinize 400–500 dakikalık organize bir video kütüphanesi geçer:
- 60 dk “Town Hall Momentleri” (kurucu konuşması, ödül dağıtımı)
- 80 dk “Team Building İçeriği”
- 120 dk “Eğitim ve Gelişim”
- 60 dk “Kurumsal Kültür”
- 80 dk “Sosyal Medya Klipleri”
Bu kütüphane; onboarding, iç iletişim, yönetim sunumları için hazır. Kurgu ve post prodüksiyon aşamasında her dosya kategorilenerek teslim edilir.
Hangi Şirketler İçin İdeal?
- Aylık en az 1–2 etkinlik düzenleyen şirketler (yılda 12+)
- “Çalışan deneyimi” ve “kurumsal kültür” öncelikli kurumlar (banka, teknoloji, danışmanlık, sigorta)
- LinkedIn ve Instagram’da kurumsal içerik paylaşan kuruluşlar
- Onboarding ve HR iletişiminde video kullanan şirketler
Pratikte Nasıl Çalışır: Bir Senaryo
Ocak’ta bir yazılım şirketinin monthly all-hands toplantısı var. Retainer kapsamında:
- Proje öncesi: Etkinlik formatı, konuşmacılar, önemli anlar belirlenir (30 dakika, bir kere yapılır)
- Etkinlik günü: 2 kameralı ekip çeker, master audio kaydedilir
- O gün teslim: 5–7 dakikalık “ayın özeti” klibi akşam gönderilir
- Hafta sonu: Tüm içerik kategorize edilmiş halde Google Drive’a yüklenir
Şubat’ta aynı sistem team building için tekrar çalışır.
Neden Rakipler Bunu Önermez?
Çoğu prodüksiyon ajansı hacim yerine marjı tercih eder: 180.000 TL’yi 12 × 15.000 TL yerine, 25.000 TL’lik tek bir lansman olarak almak daha yüksek kar bırakır. Ama uzun vadede müşteri kaybı riski yüksek — her ay ajans değişebilir. Retainer modeli ise her iki taraf için de öngörülebilir bir ilişki kurar.
Başlamak İçin Ne Yapmalı?
- Aylarınızı sayın: Yılda kaç etkinlik var? 6–8 bile retainer modeline yakın bir anlaşmayı hak ediyor.
- Bir aylık pilot: Yıllık anlaşma yapmadan ilk etkinliği test edin, süreci değerlendirin.
- Yapıyı yazılı hale getirin: Aylık sabit ücret, teslim standartları, arşiv kuralları sözleşmede olsun.
Kurumsal etkinlikleriniz her ay tekrar ediyorsa, her seferinde “kimi bulacağız?” sorusunu sormayı bırakın. Yıl sonunda elinizde 400–500 dakikalık, kategorize, kullanıma hazır bir içerik kütüphanesi olmasını ister misiniz? Teklif alın — birlikte planlayalım.